Register opstellen op afstand: de oplossing in coronatijden

Franklin Offshore Europe is gevestigd in de haven van Rotterdam. Het is het grootste bedrijfsonderdeel van de Franklin Offshore Groep. Franklin Offshore Europe is gespecialiseerd in het maken, bewerken en testen van producten voor met name de maritieme en offshore sector. Tevens beschikt Franklin over een service afdeling voor het installeren en inspecteren van hijsmaterialen op locatie.

Branche
Productie industrie

Samenwerking sinds
2020

Oplossingen
Opstellen register van Eisen  via een digitale ontmoeting

Situatie

Voldoen aan wet- en regelgeving is uiteraard verplicht voor elk bedrijf. In de praktijk blijkt het vaak lastig inzichtelijk te maken welke spelregels daaruit voortkomen. Nog lastiger is het om hierover de controle te krijgen en te houden. Daarom heeft Franklin Borger & Burghouts gevraagd hen hierin te ontzorgen. Op het moment dat dit project gestart zou worden, dook het Corona-virus in Nederland op. Een locatiebezoek was onmogelijk, maar Franklin wilde wel graag een begin maken. De adviseurs van Borger & Burghouts hebben het register van eisen kunnen vormgeven zonder op locatie geweest te zijn.

B&B

De aanpak die Borger & Burghouts normaliter voert voor het opstellen van een register van eisen bestaat uit drie stappen. Na een zorgvuldige bestudering van opgevraagde bedrijfsinformatie wordt een locatiebezoek gepland. Tijdens dit bezoek worden de meest risicovolle en/of bedrijfsspecifieke processen, voorzieningen en installaties nauwkeurig bekeken. Na het locatiebezoek wordt het register samengesteld en met de klant besproken totdat deze akkoord is met opzet en inhoud. De omstandigheden zijn vanwege het coronatijdperk echter drastisch veranderd. Dit vergt een andere denk en werkwijze.

“Deze creatieve aanpak van Borger & Burghouts zorgde ervoor dat wij al op de hoogte werden gebracht over wijzigingen in wet- en regelgeving. Mooi dat wij nu al kunnen starten met het implementeren in onze bedrijfsvoering, op weg naar een nog betere score op compliance”, aldus dhr. Molenaar van Franklin Offshore Europe.

Aanpak

Omdat het locatiebezoek vanwege het coronavirus werd uitgesteld, hebben we via een online-sessie de opgevraagde informatie besproken. Jeffrey Mittendorff, onze adviseur van Borger & Burghouts, heeft in een digitale ontmoeting de bedrijfsspecifieke situatie van Franklin doorgenomen. Vooraf was op basis van onze kennis en ervaring binnen soortgelijke bedrijven al een eerste ruwe opzet van het register gemaakt. Zodoende konden we de tijdsbesteding van de betrokkenen vanuit Franklin beperkt houden. Tijdens de sessie bleek dat wij ons huiswerk goed hadden gedaan, waardoor we met de klant snel de nadruk konden leggen op de echt bedrijfsspecifieke verplichtingen.

Voor Franklin was het een groot voordeel dat het bedrijf al op korte termijn ontzorgd werd in het bijhouden van wijzigingen in wet- en regelgeving. Ook de impact op de bedrijfsvoering werd hierdoor meteen inzichtelijk. Als Borger & Burghouts niet voor deze aanpak had gekozen, dan was ondersteuning pas na de corona-crisis mogelijk geweest.

Het register van eisen van Franklin is nu inzichtelijk gemaakt binnen Pharius, de applicatie voor compliancemanagement. Daarin worden 4-wekelijks de relevante wijzigingen in wet- en regelgeving gecommuniceerd. Uiteraard zijn deze voorzien van een praktische toelichting en een advies over de te nemen maatregelen.

Meer weten over deze case en oplossingen?

Leg uw vraagstuk voor aan onze experts, wij adviseren u graag.